Przedmiotem zamówienia
jest świadczenie na rzecz Powiatowego Urzędu Pracy dla Powiatu Toruńskiego w
Toruniu usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie
przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych, zwrotnych
potwierdzeń odbioru oraz ewentualnych zwrotów przesyłek pocztowych nadawanych
przez Zamawiającego w okresie trwania umowy.Zamawiający wymaga, aby Wykonawca
dysponował placówkami nadawczymi,  w których znajdują się placówki Zamawiającego,
tj. w Toruniu – dla obsługi Powiatowego Urzędu Pracy dla Powiatu Toruńskiego w
Toruniu, ul. Polna 115, 115 A 87-100 Toruń;  w Chełmży – dla Ośrodka Zamiejscowego w
Chełmży, ul. Św. Jana 18, 87-140 Chełmża. Usługa obejmuje również odbiór
korespondencji z placówek Zamawiającego (tj. Powiatowego Urzędu Pracy dla
Powiatu Toruńskiego w Toruniu, ul. Polna 115, 115 A, 87-100 Toruń i Ośrodka
Zamiejscowego w Chełmży, ul. Św. Jana 18, 87-140 Chełmża). Usługa obejmuje również
odbiór korespondencji z placówek Zamawiającego (tj. Powiatowego Urzędu Pracy
dla Powiatu Toruńskiego w Toruniu, ul. Polna 115,115 A, 87-100 Toruń w godz.
14-14³⁰ i Ośrodka Zamiejscowego w Chełmży, ul. Św. Jana 18, 87-140
Chełmża w godz. 12⁰⁰-14⁰⁰.

1.

przedmiotem zamówienia rozumie się:

krajowym i zagranicznym:

nierejestrowane, niebędące przesyłkami najszybszej kategorii,

o wadze do 2000 g,

b. zwykłe priorytetowe – przesyłki
nierejestrowane, będące przesyłkami najszybszej kategorii, o wadze do 2000 g

c. polecone ekonomiczne –
przesyłki rejestrowane, niebędące przesyłkami najszybszej kategorii, o wadze do
2000 g,

d. polecone priorytetowe –
przesyłki rejestrowane, będące przesyłkami najszybszej kategorii,

o wadze do 2000 g,

e. polecone
ekonomiczne ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO), rejestrowane przyjęte za
potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru niebędące
przesyłkami najszybszej kategorii o wadze do 2000 g,

f.polecone priorytetowe ze zwrotnym
poświadczeniem odbioru (ZPO), rejestrowane przyjęte za potwierdzeniem nadania i
doręczone za pokwitowaniem odbioru, będące przesyłkami najszybszej kategorii o
wadze do 2000g,

Wymiary przesyłki listowej:

- maksymalnie - 900 mm, stanowiących sumę długości, szerokości i
wysokości, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 600 mm,

– minimalne wymiary strony adresowej – 90 × 140 mm,

Wymiary przesyłek przyjmuje się z tolerancją maksymalnie
do 2 mm.

Zestawienie przesyłek zawarte w załączniku nr 2a do specyfikacji (tj.
druga strona formularza ofertowego) ma charakter wyłącznie szacunkowy i nie
stanowi ze strony Zamawiającego zobowiązania do nadawania przesyłek w podanych
ilościach, a po stronie Wykonawcy podstaw do wysuwania roszczeń w przypadku
nadawania przesyłek w ilościach mniejszych niż szacunkowe. Określone rodzaje i
ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w
zależności od bieżących potrzeb Zamawiającego. Zmiany ilości oraz/lub rodzaju przesyłek
nie stanowią podstawy do zmiany treści umowy zawartej z Wykonawcą. Zamawiający
zapłaci Wykonawcy wyłącznie za usługi faktycznie wykonane. Zamawiający
gwarantuje realizację przedmiotu zamówienia na poziomie nie mniejszym niż 60%.

Wykonawca,
w każdy dzień roboczy od poniedziałku do piątku, za wyjątkiem dni ustawowo
wolnych od pracy, zobowiązany jest:

a)
odbierać
przesyłki pocztowe Zamawiającego w dniach od poniedziałku do piątku z jego siedzib
mieszczących się w Toruniu przy ul. Polnej
115,115 A, 87-100 Toruń w godz. 14-14³⁰ i Ośrodka Zamiejscowego w
Chełmży, ul. Św. Jana 18, 87-140 Chełmża w godz. 12⁰⁰-14⁰⁰

b)
doręczać
wszystkie przesyłki pocztowe przyjęte do przemieszczenia i doręczenia na zasadach
określonych w obowiązujących przepisach prawa, w tym w sposób określony w art.
43, 44 § 1-3, art. 45-47 Kodeksu postępowania administracyjnego (t. j.
Dz. U. z 2022 r. poz. 1301),

c)
doręczać
wszystkie przesyłki zgodnie ze wskaźnikami czasu przebiegu przesyłek pocztowych
w obrocie krajowym określonymi w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji
z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych.

d)
zwracać
do kancelarii Zamawiającego (pokój nr 111 – Toruń oraz 1 - Chełmża ) wszystkie:
niedoręczone przesyłki pocztowe oraz potwierdzenia odbioru przesyłek
pokwitowane przez adresata (lub inną osobę uprawnioną) niezwłocznie.

e)
bezpłatnie
świadczyć on-line usługę śledzenia przesyłki rejestrowanej, która ma umożliwić
Zamawiającemu dostęp do informacji nt. co najmniej:

· numeru przesyłki,

· awizowania przesyłki oraz dat
pierwszego i drugiego awizowania (o ile nastąpi)

· daty doręczenia przesyłki (o ile
nastąpi) adresatowi.

Zamawiający wymaga, aby dane, o których mowa w lit. e, (po wpisaniu
numeru przesyłki

w odpowiedniej aplikacji na stronie internetowej Wykonawcy) można było
wydrukować ze strony Wykonawcy.

Wszystkie wymagania dot. śledzenia przesyłki on-line, o których mowa w
lit. e, muszą zostać spełnione najpóźniej do dnia rozpoczęcia wykonywania niniejszego
zamówienia, tj. od dnia podpisania umowy.

Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym. Przesyłki
rejestrowane nadawane będą na podstawie zestawienia przesyłek w książce
nadawczej. Przesyłki nierejestrowane nadawane będą na podstawie zestawienia
ilościowego. Zestawienia sporządzane będą przez Zamawiającego w dwóch
identycznych egzemplarzach po jednym dla Wykonawcy i Zamawiającego. Fakt
przekazania przesyłek celem ich nadania każdorazowo zostanie potwierdzony w
formie pisemnej przez wyznaczonego pracownika Zamawiającego (lub inną uprawnioną
do tego osobę) oraz przez upoważnionego pracownika Wykonawcy (lub inną
upoważnioną przez Wykonawcę osobę). Potwierdzenie przekazania przesyłek będzie
następowało w formie złożenia podpisu i daty na dokumencie zawierającym m. in.
uporządkowany wykaz adresatów.

Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę
na podany adres do każdego miejsca w kraju, a poza jego granicami
do państw ujętych w wykazie umieszczonym
w cenniku usług powszechnych.

Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek,
nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy.

Realizacja przedmiotowego zamówienia odbywać się musi zgodnie z wymogami
Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia
2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych
osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia
dyrektywy 95/46WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119/1
z 04 maja 2016 roku z późn. zm.). Informacje o adresatach (w tym treść korespondencji)
muszą być odpowiednio zabezpieczone, aby uniemożliwić do nich dostęp osobom
niepowołanym.

Nadawanie przesyłek zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego,
będzie się odbywać

z wykorzystaniem potwierdzeń odbioru - druki KPA-5. Zamawiający zakupi we
własnym zakresie formularze zwrotnych potwierdzeń odbioru stosowanych przy
nadawaniu przesyłek zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego, tzw.
białe zwrotki na druku KPA-5.

Wykonawca
gwarantuje Zamawiającemu możliwość śledzenia przesyłki.

Placówka Wykonawcy musi być czynna w każdy dzień roboczy od poniedziałku
do piątku. Za dzień roboczy uważa się każdy dzień, który nie jest dniem ustawowo
wolnym od pracy.
Placówka zdawczo-odbiorcza w Toruniu musi być czynna co najmniej w godzinach
08.00 - 16.00.

Placówka operatora pocztowego musi posiadać czynny numer telefonu służbowego.

Zabrania się Wykonawcy i innym podmiotom działającym na jego rzecz lub w
jego imieniu, które zostały zobowiązane do nadania, przemieszczenia, doręczenia
oraz zwrotu przesyłki pocztowej, do umieszczania na przesyłkach pocztowych
jakichkolwiek informacji, które nie zostały uprzednio uzgodnione z Zamawiającym
w formie pisemnej. Niedopuszczalne jest zakrywanie częściowe lub całkowite
informacji dotyczących m. in.: nadawcy, adresata i opłaty pocztowej umieszczanych
przez Zamawiającego na opakowaniach przesyłki/przesyłek. Wyjątek w tym zakresie
stanowią informacje wyznaczonego operatora, niezbędne do realizacji usługi
pocztowej.

Nadanie przesyłki pocztowej Wykonawca każdorazowo dokumentuje na
przesyłce w formie stempla (nadruku lub naklejki) opatrzonego czytelną datą
nadania. Stempel dodatkowo może zawierać nazwę miejscowości nadania oraz
nazwę/symbol operatora. Zapis ten nie dotyczy przesyłek opłaconych przy użyciu
maszyny do frankowania.

Wykonawca zobowiązany jest realizować przedmiot niniejszego zamówienia z
należytą starannością, poprzez zapewnienie właściwych warunków technicznych i organizacyjnych
koniecznych do prawidłowego świadczenia usług pocztowych z zachowaniem
bezpieczeństwa obrotu, przestrzegając tajemnicy pocztowej oraz przepisów o
ochronie danych osobowych.

Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji o charakterze
zmniejszającym wartość zamówienia zgodnie z art. 411 ustawy.Maksymalna wartość opcji to do 40% wartości zamówienia
określonej w formularzu ofertowym. Oznacza to, że Zamawiający gwarantuje
wykorzystanie 60% kwoty zamówienia.Skorzystanie z prawa opcji będzie
możliwe w przypadku, gdy Zamawiający nie będzie w stanie wykorzystać całości
zamówienia w okresie trwania umowy. Decyzję, co do możliwości skorzystania z prawa opcji Zamawiający
uzależnia od swoich bieżących potrzeb.W przypadku chęci skorzystania z
Prawa Opcji Zamawiający każdorazowo poinformuje o tym Wykonawcę na piśmie
poprzez Zgłoszenie Prawa Opcji. Zamawiający ma prawo do skorzystania z Prawa
Opcji w okresie trwania umowy. Realizacja zamówienia objętego prawem opcji jest
uprawnieniem, a nie obowiązkiem Zamawiającego. Zamawiający nie ponosi
odpowiedzialności i zobowiązań finansowych w stosunku do Wykonawcy w przypadku
nieskorzystania z Prawa Opcji.